Politique de protection des données

Le présent document est la politique de protection des données du Conseil Cantonal du Baix Empordà. Elle se rapporte aux données de personnes physiques avec lesquelles il est en rapport dans le cadre de l'exercice de ses pouvoirs et fonctions. Vu les fonctions du Conseil Cantonal du Baix Empordà, certains traitements découlent de la prestation de services à d'autres administrations publiques qui lui ont délégué des fonctions. Le traitement s'effectue dans le respect du Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016) et de la réglementation gouvernementale en la matière.

Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est le Conseil Cantonal du Baix Empordà (ci-après, le Conseil Cantonal), titulaire du NIF P6700009A, sis carrer Tarongers, 12 de La Bisbal d'Empordà (CP17100), courriel consell@baixemporda.cat i https://baixemporda.cat/.

Selon quels critères traitons-nous les données à caractère personnel ?

Nous assumons pleinement les principes du Règlement général sur la protection des données lors du traitement des données.

a) Nous les traitons de manière licite (uniquement lorsque nous disposons d'une base légale qui nous le permet en toute transparence à l'égard de la personne concernée).

b) Nous les destinons à des fins déterminées, explicites et légitimes que nous expliquons lorsque nous les obtenons. Leur traitement postérieur s'effectue conformément auxdites finalités.

c) Nous ne traitons que les données appropriées, pertinentes et limitées propres à chaque cas et finalité.

d) Nous nous efforçons de tenir lesdites données à jour.

e) Nous les conservons pendant la durée nécessaire conformément à la réglementation qui régit la conservation des informations publiques.

f) Nous appliquons les mesures techniques ou organisationnelles adéquates en vue d'éviter le traitement non autorisé ou illicite des données, leur perte, destruction ou détérioration accidentelle.

Qui est le Délégué à la protection des données ?

Le Délégué à la protection des données (DPD) est la personne qui assure le respect de la politique de protection des données du Conseil Cantonal, en veillant au respect du traitement des données à caractère personnel et à la protection des droits des personnes. Il est notamment tenu de répondre à tout type de question, suggestion, plainte ou réclamation formulée par les personnes dont il traite les données. Il est possible de contacter le Délégué à la protection des données en envoyant un courrier carrer Tarongers, 12 de La Bisbal d'Empordà (CP 17100), tél. 972642310 ou à l'adresse électronique dpd@baixemporda.cat.

Dans quel but traitons-nous les données et à qui les communiquons-nous ?

Le Conseil Cantonal traite les données en vue d'exercer ses pouvoirs et ses fonctions. Les services du Conseil Cantonal sont détaillés sur son site Internet.

Procédures administratives et démarches.

Nous utilisons les données des personnes concernées en nous fondant sur leurs demandes en vue d'assurer le suivi du traitement de chaque démarche. Il est possible de consulter le catalogue des démarches et la procédure à suivre sur son site Internet. Selon ladite procédure, les données peuvent être communiquées à d'autres administrations compétentes en la matière. Dans certains cas, elles doivent être publiées conformément au principe de transparence.

Services.

Pour la prestation des services, nous traitons les données fournies par les utilisateurs ou celles que nous avons obtenues auprès d'autres administrations. La proposition de ces services en implique souvent le suivi et l'obtention de nouvelles données auprès des utilisateurs. Le catalogue de services est consultable sur le site Internet. D'une manière générale, aucune donnée ne sera communiquée à des tiers sans le consentement explicite de l'utilisateur du service.

Activités.

Dans le cadre de l'organisation d'activités culturelles, de loisirs, de formations ou sportives, nous recevons des données de la part des personnes qui s'y inscrivent en vue d'organiser ladite activité. D'une manière générale, aucune donnée ne sera communiquée à des tiers sans le consentement explicite de la personne qui participe à l'activité.

Contact.

Nous répondons aux demandes des personnes qui utilisent les formulaires de contact de notre site Internet. Les données ne sont utilisées qu'à cette fin et ne sont communiquées à aucun tiers.

Recrutement.

Nous recevons des Curriculum Vitae et organisons des recrutements. Les données fournies par les personnes concernées permettent d'évaluer les mérites et d'analyser l'adéquation du profil des candidats en fonction des postes vacants ou de la création de postes. Aucune donnée ne sera communiquée à des tiers.

Envoi d'informations.

Avec l'autorisation explicite de chaque personne, nous utilisons les coordonnées qu'elle nous a fournies en vue de l'informer de nos initiatives, services ou activités. Nous utilisons différents canaux à cet effet en fonction du moyen de communication autorisé par chaque personne. Aucune donnée ne sera communiquée à des tiers sans le consentement de la personne.

Gestion des données de nos fournisseurs.

Nous enregistrons et traitons les données des fournisseurs dont nous obtenons les services ou les biens. Il peut s'agir des données des personnes qui opèrent en qualité d'indépendants ainsi que des données de représentants de personnes morales. Nous obtenons les données indispensables afin d'entretenir la relation commerciale et ne les destinons qu'à cette finalité. Nous communiquons les données à l'administration fiscale en vue de respecter des obligations légales (réglementation fiscale).

Vidéosurveillance.

Les panneaux homologués informent les utilisateurs qui accèdent à nos locaux, le cas échéant, de l'existence de caméras de vidéosurveillance. Les caméras n'enregistrent des images que dans les lieux où cela est nécessaire en vue de garantir la sécurité des biens et des personnes. Lesdites images ne sont utilisées qu'à cette fin. Nous ne communiquons les données aux corps et forces de sécurité ou aux organes judiciaires compétents que dans des cas justifiés.

Quel est l'intérêt légitime du traitement des données ?

Les traitements de données que nous réalisons reposent sur différentes bases légales selon la nature de chaque traitement.

Respect d'obligations légales.

Les traitements des données dans le cadre de procédures administratives s'effectuent dans le respect des normes qui régissent chacune des procédures. Il est procédé à ces traitements dans le respect d'obligations légales.

Respect de mission d'intérêt public.

Les traitements issus de la prestation de nos services servent à satisfaire l'intérêt public. Nous traitons également les images que nous obtenons grâce aux caméras de vidéosurveillance en vue de préserver l'intérêt public.

Respect d'une relation contractuelle ou précontractuelle.

Nous traitons les données de nos fournisseurs en respectant la réglementation relative à l'embauche du secteur public dans la mesure nécessaire au développement de la relation contractuelle. À d'autres égard, mais également dans le cadre de relations contractuelles ou précontractuelles, nous traitons les données des personnes qui participent aux recrutements ou qui rejoignent notre institution.

Sur la base du consentement.

Nous traitons les coordonnées des destinataires avec leur autorisation ou consentement explicite lorsque nous envoyons des informations relatives à nos initiatives, services ou activités.

Combien de temps conservons-nous les données ?

La durée de conservation des données est déterminée par différents facteurs, principalement le fait que les données soient nécessaires en vue de respecter les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies dans chaque cas. Dans un deuxième temps, elles sont conservées pour répondre à de possibles responsabilités relatives au traitement des données par le Conseil Cantonal ainsi qu'à tout type de demandes formulées par d'autres administrations publiques ou organes judiciaires.

Par conséquent, les données doivent être conservées pendant la durée nécessaire à la préservation de leur valeur légale ou informative ou en vue d'attester le respect des obligations légales pendant une période nécessaire conformément aux finalités du traitement.

Dans des cas précis, comme celui des données qui figurent dans la documentation comptable et la facturation, la réglementation fiscale oblige à conserver les données jusqu'à ce que les responsabilités légales n'aient pas expiré en la matière.

Dans le cas des données traitées exclusivement sur la base du consentement de la personne concernée, celles-ci sont conservées jusqu'à révocation dudit consentement.

Enfin, dans le cas des images obtenues par les caméras de vidéo surveillance, celles-ci sont conservées pendant un mois maximum bien que dans le cas d'incidents qui le justifient elles soient conservées le temps nécessaire en vue de faciliter les opérations des corps et des forces de sécurité ou des organes judiciaires.

La réglementation qui régit la conservation de la documentation publique et les concours de la Commission Nationale d'Accès, d'Évaluation et de Sélection Documentaire représente une référence qui détermine les critères que nous suivons en vue de conserver ou d'éliminer les données.

Quels sont les droits des personnes relativement aux données que nous traitons ?

Comme le prévoit le Règlement général sur la protection des données, les personnes dont nous traitons les données ont les droits suivants :

Le droit de savoir si ses données sont traitées. Tout d'abord, toute personne a le droit de savoir si nous traitons ses données, que nous ayons traité préalablement avec elle ou non.

Le droit d'être informée de la collecte des données. Lorsque les données à caractère personnel sont obtenues auprès de ladite personne concernée, elle doit être clairement informée des finalités auxquelles elles seront destinées, de l'identité du responsable du traitement et des principaux aspects dérivant dudit traitement au moment où elle les fournit.

Le droit d'y accéder. Il s'agit d'un droit très dense qui comprend celui de savoir précisément quelles données à caractère personnel font l'objet du traitement, dans quelle finalité elles sont traitées, les communications réalisées auprès de tiers (le cas échéant) ou le droit d'en obtenir une copie ou de connaître le délai de conservation prévu.

Le droit d'en demander la rectification. Il s'agit du droit à faire rectifier les données inexactes que nous traitons.

Le droit d'en demander la suppression. Il existe dans des circonstances précises le droit de demander la suppression des données lorsqu'entre autres, elles ne sont plus nécessaires aux fins auxquelles elles ont été recueillies et leur traitement a été justifié.

Le droit de demander la limitation du traitement. Le droit de demander la limitation du traitement des données est également reconnu dans des circonstances précises. Auquel cas, elles ne seront plus traitées et ne seront conservées que pour l'exercice ou la défense de réclamations conformément aux Règlement général sur la protection des données.

Le droit à la portabilité. Dans les cas prévus par la réglementation, la personne concernée a le droit d'obtenir ses données à caractère personnel dans un format structuré ouvert et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement si elle le décide.

Le droit de s'opposer au traitement. Une personne peut faire valoir des motifs liés à sa situation personnelle, des motifs qui impliqueront que les organismes cesseront de traiter ses données dans la mesure où cela pourrait lui porter préjudice, sauf en cas de motifs légitimes, d'exercice ou de défense dans le cadre de réclamations.

Le droit de ne pas recevoir d'informations. Nous répondons immédiatement aux demandes relatives à l'absence d'envoi d'informations de notre part eu égard à nos activités et services dans la mesure où lesdits envois étaient uniquement fondés sur le consentement du destinataire.

Comment exercer ou défendre les droits ?

Les droits que nous venons d'énumérer peuvent être exercés en adressant une demande au Conseil Cantonal à l'adresse postale ou aux autres coordonnées figurant en en-tête.

Si l'exercice des droits n'a pas permis d'obtenir une réponse satisfaisante, il est possible de présenter une réclamation auprès de l'Autorité catalane de protection des données par le biais des formulaires ou d'autres canaux accessibles depuis son site Internet (www.apd.cat).

Quoi qu'il en soit, que ce soit pour présenter des réclamations, demander des précisions ou transmettre des suggestions, il est possible de s'adresser au Délégué à la protection des données en envoyant un courriel à l'adresse suivante : dpd@baixemporda.cat

Registre des activités de traitement

Il est possible de consulter le document auprès du Registre des activités de traitement.